Steeds meer organisaties werken hybride. Dat geldt ook voor stagiairs. Een student die deels of volledig thuiswerkt vraagt om een andere manier van begeleiden. Met duidelijke afspraken, regelmatig contact en oprechte aandacht zorg je voor een leerzame en professionele stageperiode. In dit artikel delen we praktische handvatten voor stagebegeleiders en HR-professionals.
Start met duidelijke structuur
Voor een student is structuur essentieel. Spreek daarom vooraf af hoe een stagedag eruit ziet. Veel organisaties kiezen voor een vaste dagstart waarin het werk wordt doorgenomen. Aan het einde van de dag volgt een korte gezamenlijke afsluiting. Deze manier van werken biedt overzicht en geeft studenten houvast in een nieuwe omgeving.
Zorg voor actieve begeleiding
Op afstand is het lastiger om te zien hoe het met iemand gaat. Daarom helpt het om vaste contactmomenten te plannen. Denk aan een korte dagelijkse check of een wekelijkse voortgangsbespreking. Wees daarbij niet alleen gericht op de opdracht, maar ook op het welzijn en de ontwikkeling van de student. Een eenvoudige vraag hoe het echt gaat kan veel duidelijk maken.
Een professionele werkplek
Een goede werkplek draagt bij aan productief en prettig werken. Bespreek met de student hoe de thuiswerkplek is ingericht. Rust, voldoende licht en bij voorkeur twee schermen maken het werk overzichtelijker. Door dit onderwerp te bespreken toon je aandacht voor de randvoorwaarden die nodig zijn om goed te kunnen presteren.
Blijf helder communiceren
Online samenwerking vraagt om open en heldere communicatie. Spreek af via welke kanalen jullie werken en wanneer iemand bereikbaar is. Chat, bellen of kort videobellen kan misverstanden voorkomen. Houd gesprekken concreet en doelgericht. Zo blijft het voor de student duidelijk wat er verwacht wordt en hoe het werk vordert.
Betrek de student actief
Ook op afstand wil een student zich onderdeel voelen van het team. Betrek de student daarom bij relevante overleggen en activiteiten. Geef inzicht in wat er binnen de organisatie speelt en stimuleer vragen. Dit versterkt de betrokkenheid en zorgt voor meer motivatie.
Houd de motivatie in het oog
Het kan gebeuren dat een student minder reageert of dat de voortgang terugloopt. Wacht dan niet af, maar onderneem actie. Neem contact op, vraag wat er speelt en kijk samen wat er nodig is. Geef complimenten bij positieve stappen. Als er ondanks alle inspanningen weinig verbetering optreedt, kan het nodig zijn om de samenwerking te beëindigen. Wees hierin eerlijk, duidelijk en respectvol.
Sluit de stage zorgvuldig af
Een goede afronding maakt de stage compleet. Plan een persoonlijk evaluatiegesprek en bespreek wat de student heeft geleerd en bereikt. Een zorgvuldige afsluiting laat zien dat je als organisatie betrokken bent geweest bij het leerproces.
Dus…
Begeleiden op afstand vraagt om extra aandacht, duidelijke structuur en regelmatige afstemming. Door actief te communiceren, betrokken te blijven en aandacht te hebben voor zowel de opdrachten als de persoon, creëer je een stageperiode waarin de student zich optimaal kan ontwikkelen. Zo wordt ook een online stage waardevol, professioneel en leerzaam.
Bij ELBHO organiseren we o.a. webinars over dit onderwerp. Deze zijn vrij toegankelijk voor organisaties die zich door ons hebben laten erkennen.
